Porque é o gerenciamento de emoções, sentimentos e atitudes dos envolvidos que traz a tão esperada mudança de comportamento
Há alguns meses estou trabalhando numa consultoria para a implantação do programa 5S numa empresa brasileira e familiar, localizada no interior de SP. Com décadas de vida, essa empresa viu a necessidade de implantar os 5S por demanda de um cliente exigente, dono de uma marca conhecida mundialmente, e que sabe o quanto esse programa interfere positivamente nos resultados organizacionais. E desde que começamos o programa lá dentro, muita coisa mudou, e para melhor! Além da visível organização física, toda equipe envolvida tem sido positivamente impactada pelo desenvolvimento pessoal e profissional que a prática desses sensos traz.
Muito conhecido no mundo corporativo, o Programa 5S consolidou-se no Japão na década de 1950, com o objetivo de recuperar esse país após ter sido devastado pela Segunda Guerra Mundial. A prática desses sensos por todos, em todos os lugares, auxiliou no desenvolvimento do país, tornando essa nação uma das grandes potências econômicas, mundialmente reconhecida pela alta qualidade de seus produtos e disciplina de seus cidadãos.
Lá no Japão, os 5S são tão fortes, que fazem parte do modo de vida e educação dos japoneses desde a infância, sendo algo muito mais natural para eles do que é para nós, brasileiros. Por aqui, de modo geral, não temos tanta intimidade com esses cinco sensos, não pelo menos de forma tão estruturada e praticada quanto é para os orientais. A maioria das pessoas que conheço chega à fase adulta sem nunca ter ouvido falar em 5S, ou às vezes até têm contato com o tema, porém de maneira equivocada, o que não garante resultados satisfatórios devido à sua aplicação geralmente apenas parcial.
Os 5S são cinco sensos que devem ser seguidos para a implantação de princípios que visam a melhoria contínua do nível de organização, arrumação e limpeza dos ambientes de trabalho. São eles: senso de Utilização (Seiri); senso de Ordenação ou Organização (Seiton); senso de Limpeza (Seiso); senso de Saúde (Seiketsu) e senso de Autodisciplina (Shitsuke). Apesar de sua simplicidade, quando desenvolvido com disciplina e esforço, os resultados trazidos pelos 5S aparecem rapidamente e são impressionantes.
Mas para implantar os 5S numa empresa que não nunca praticou isso antes, não basta apenas sair pelos ambientes arrumando as coisas. É preciso começar pela educação, ensinando sobre cada senso e viabilizando para que cada um seja praticado por todos na organização. E não se trata apenas de incorporar cada S nas gavetas, mesas, armários, arquivos nos computadores, caixas de ferramentas, compras, vendas, armazenamento e utilização de matérias-primas e até mesmo na forma de se relacionar no ambiente de trabalho. A tarefa de caminhar de um a outro senso e evoluir positivamente nesta caminhada exige o gerenciamento de emoções, sentimentos e atitudes de todos os envolvidos.
Por isso, implantar os 5S em qualquer empresa é sim um grande desafio, enfatizando que não é simplesmente organizar as coisas materiais, mas sim incentivar a mudança de comportamentos das pessoas em relação àquilo que elas estão acostumadas a fazer todos os dias, e que já está incorporado à cultura organizacional. Dessa forma, o maior desafio numa consultoria de 5S está em auxiliar as pessoas envolvidas a gerenciar os próprios valores e as emoções, bem como as de outros indivíduos, em todo o processo de implantação do programa.
Assim, em cada passo da caminhada dos 5S, é preciso saber conduzir essas forças emocionais para a prática efetiva e positiva do programa, pois é absolutamente normal que, enquanto alguns se sentirão motivados a se engajar nas mudanças que surgirão, outros trarão a esse processo uma resistência natural e inerente ao ser humano, e que pode ser capaz de desestimular e até mesmo sabotar o restante da equipe.
Só para começar, o primeiro S – Seiri ou senso de Utilização – implica em deixar no ambiente de trabalho apenas o que de fato tem utilidade, eliminando, seja para doação, reutilização em outro setor ou simplesmente para o descarte, tudo o que não é necessário. Assim, este senso força o desapego, sentimento ao qual nem todo mundo está preparado para vivenciar, principalmente pessoas possessivas e acumuladoras, podendo causar incômodo e sensação de invasão. Porém, para outros, a simples possibilidade de se livrar de coisas sem uso e fazer uma limpeza geral no ambiente pode trazer sensação de alívio e renovação.
O segundo S, Seiton ou senso de Ordenação, faz com que as pessoas sejam capazes de criar e seguir critérios de organização facilmente entendidos e seguidos por todos, fazendo com que muitas pessoas tenham que abrir mão de um jeito individual de guardar e encontrar coisas, sejam elas físicas ou digitais, em prol de uma forma de guardar que seja entendida, viável e possível para toda a equipe. Mais uma vez, trata-se de um senso que faz a pessoa tirar o foco do individualismo para se integrar a um sistema grupal, saindo do próprio mundo para se integrar ao um modo mais coletivo de entender e organizar as coisas.
O senso de Limpeza – Seiso – consiste em zelar pelos recursos e instalações, mesmo quando não são de nossa posse. Isso significa manter limpo e organizado todo lugar, compreendendo que, mesmo na empresa, limpar e manter limpo não é tarefa apenas dos profissionais contratados para esse fim. Quem entende isso é o tipo de pessoa que não joga papel na rua, recolhe seu próprio lixo na praia, retira sua bandeja na praça de alimentação no shopping. Bem, se pensarmos como ficam nossas ruas no fim de feira, como ficam nossos estádios após os jogos de futebol ou como fica a maioria das nossas praias após um dia de grande calor e invasão de banhistas, infelizmente perceberemos facilmente que nós, brasileiros, ainda temos muito a amadurecer neste quesito. Nas empresas, criar condições para que o senso de Limpeza se manifeste por todos requer o estabelecimento e comunicação de regras e práticas esperadas pela organização, ações simples, mas que surtem efeitos positivos, como por exemplo não comer na mesa de trabalho, deixar o banheiro em condições de uso para a próxima pessoa, observar e inspecionar fontes de sujeira com o intuito de eliminá-las, etc. O lema aqui é, muito mais que limpar, não sujar. O que acontece é que, neste senso, muitas vezes a arrogância ou sentimento de superioridade, acreditando que as tarefas de limpeza são de menor importância, não permite que algumas pessoas percebam o quanto praticá-lo é importante para exercitar a cidadania.
E que sentimentos o Seiketsu, ou senso de Saúde e Padronização, pode acarretar? Para começar, amor próprio e respeito ao próximo. Isso porque este senso é praticado por meio de regras de convivência e ao respeito aos três primeiros Ss, como foco na saúde física, mental e emocional, o que está diretamente relacionado à autoestima e a ser capaz de seguir regras e padrões para uma convivência pacífica, sem tirar a individualidade das pessoas. É pensar e agir em prol do ambiente e do bem-estar próprio e das outras pessoas também.
E quando finalmente chegamos ao final da caminhada dos 5S, o que o Shitsuke ou senso de Autodisciplina requer é o cumprimento rigoroso e espontâneo das normas, regras e procedimentos estabelecidos nas etapas anteriores. E como a disciplina não é um ponto forte unânime entre todos os indivíduos, mais uma vez pode ser um desafio para algumas pessoas desenvolver essa habilidade que se refere à manutenção de valores éticos, morais, individuais e coletivos, como espírito de equipe, cooperação, respeito, responsabilidade, tolerância e unidade.