Como promover a comunicação positiva em reuniões virtuais

Dizer que o processo comunicacional é tão vital para o bom funcionamento humano quanto o ar é para a manutenção da vida, não é nenhum exagero!

O ser humano é um ser social, que necessita se comunicar para se desenvolver. E mesmo com bilhões de anos de evolução, a comunicação – ou a falta dela – sempre é elencada como um dos principais problemas de relacionamentos, afetando também o mundo profissional.

 Tanto que, enquanto competência humana, a comunicação é uma das habilidades mais requisitadas pelas organizações na hora da contratação ou como soft skill (habilidade comportamental) a ser desenvolvida nos empregados.

Afinal, quem se comunica bem, de maneira clara e fluida, de forma assertiva e respeitosa, tem mais facilidade para influenciar outras pessoas e alcançar objetivos pessoais ou profissionais.

Como processo de interação, a comunicação hoje em dia ganha cada vez mais espaço nas câmeras e microfones e torna-se cada vez menos olho no olho, principalmente com os colegas de trabalho. As reuniões virtuais são uma realidade em praticamente todas as organizações, sejam empresas, escolas, e até mesmo nas interações familiares.

E se o virtual agora faz parte da vida real, ao vivo e a cores, quase que diariamente, então precisamos utilizar meios e formas para, além de ver, falar e ouvir, também sentir. Proporcionar um ambiente acolhedor e com lugar de fala para todos os participantes online é primordial para manter a qualidade dessa comunicação intermediada pela tecnologia.

Por isso as reuniões virtuais de trabalho tornaram-se um novo desafio para que gerentes e equipes não percam o vínculo antes estabelecido. Mesmo com tanta tecnologia intermediando nosso cotidiano, é preciso lembrar que por trás das câmeras interagimos com pessoas que estão controlando suas emoções diante dos desafios organizacionais e da vida pessoal.

Sabe aquele momento descontraído no trabalho, com aquele bate-papo na hora do cafezinho antes de entrar ou depois de sair das reuniões, em que a gente pode falar da vida e fortalecer a amizade com os colegas? Agora essa é uma cena cada vez mais rara.  Na comunicação remota, então, o jeito é promover momentos positivos e estruturar as conversas nas salas virtuais com foco em diálogos mais humanizados, para que as interações sejam recíprocas, criando laços fortes e relações com mais engajamento e colaboração entre os membros da equipe, tudo isso sem perder a assertividade.

Algumas sugestões podem ajudar neste processo. São atitudes simples, mas que podem fazer grande diferença nas emoções que serão experimentadas antes, durante e depois de cada encontro virtual.

Ao abrir a reunião, por exemplo, é possível iniciar com uma dinâmica simples de quebra-gelo. Se a equipe não for muito grande, ofereça um minuto para que cada membro fale da própria vida pessoal e profissional, de seus medos, anseios e conquistas. Isso sinaliza para os participantes uma comunicação respeitosa e harmônica, em que as pessoas certamente se sentirão ouvidas, acolhidas e valorizadas.

Para equipes maiores e onde o tempo for fator determinante, uma alternativa é começar o encontro com uma conversa mais leve do que propriamente a pauta da reunião. Algo rápido e mais casual, ou até mesmo um tema livre, para descontrair os participantes antes do assunto principal.

Já quando o assunto da reunião levar à tomada de decisão, peça a opinião de todos a respeito do tema da agenda. Utilize perguntas abertas, dando tempo e espaço para que os participantes possam falar, e não apenas tenham como opção respostas fechadas, como sim ou não. Evite interromper bruscamente a fala alheia e permita que todos de fato expressem sua opinião. Ouça com a atenção e agradeça a cada participação.

Promover o riso durante as interações é ótimo, pois rir provoca nas pessoas emoções positivas, que ajudam no processo de comunicação e na realização de qualquer tarefa. Mas é preciso focar no lado saudável e tomar cuidado para que o excesso de brincadeiras ou comentários sarcásticos inibam a participação de alguns ou possam até machucar os sentimentos de outros.

O mundo hoje mostra que as organizações já conseguiram transpor a barreira da presença física, mas fazer uma boa comunicação ainda necessita de cuidado de quem a promove, lembrando que, por trás de cada câmera, há um ser humano tentando se comunicar.

A boa comunicação, ou seja, a comunicação conduzida de forma clara e objetiva, a fim de promover a fala e a escuta, o respeito e emoções positivas é essencial para estabelecer interações pessoais de qualidade, principalmente no ambiente de trabalho. Pois mesmo fisicamente longe um do outro, o objetivo de se comunicar continua sendo levar entendimento com sentimento, e quanto mais positivos forem, melhor!